Đại lý tủ bếp nên bổ sung tồn kho khi nào, mua riêng theo công trình khi nào?

Giữ hàng cho nhu cầu lặp lại, mua riêng cho cấu hình đặc thù

Đại lý nên bổ sung một mẫu tủ khi nhu cầu lặp lại, điều kiện cung ứng đã kiểm tra và lượng hàng còn khả dụng cùng cho thấy cần mua thêm. Cấu hình ít bán hoặc phụ thuộc bản vẽ được duyệt thường phù hợp với mua theo công trình. Báo giá chưa phải đơn hàng chắc chắn; số thùng trong kho cũng chưa cho biết có thể nhận thêm bao nhiêu đơn.

Một mẫu tủ dưới thông dụng có thể phục vụ nhiều căn bếp. Giữ đủ mọi tủ cao với mọi kiểu hoàn thiện lại chiếm chỗ mà vẫn có thể thiếu đúng cấu hình khách cần. Vì vậy, hãy tách danh mục hàng thường trữ khỏi hàng mua riêng trước khi đặt mục tiêu tồn kho. Chủ nhà và nhà thầu cũng cần biết phần nào của đơn có sẵn, phần nào còn phải đặt.

Xác định đúng cấu hình và trạng thái hàng

Hồ sơ bổ sung hàng phải nhận diện đúng chiếc tủ khách sẽ nhận: mẫu, kết cấu, kiểu hoàn thiện và tùy chọn xuất xưởng. Hướng bản lề hoặc mặt bên hoàn thiện khác nhau có thể khiến hai tủ không thay thế được cho nhau. Nếu cho phép đổi mẫu, cần ghi điều kiện và người phê duyệt; không gộp lịch sử bán chỉ vì thùng hàng mang cùng tên dòng tủ.

Tách hàng nguyên vẹn khỏi hàng trưng bày, hàng hỏng và hàng chưa xác định rõ mã. Với hàng nguyên vẹn, ghi riêng lượng đã giữ cho khách và lượng chưa phân bổ. Tủ trưng bày chưa chắc có thể giao ngay; tủ hỏng còn dùng được vài bộ phận cũng không phải một tủ hoàn chỉnh để bán. Ghi các trạng thái này trong hệ thống để bộ phận mua hàng và bán hàng dùng cùng dữ liệu.

Ngưỡng bổ sung hàng tính đến thời gian chờ

Nội dung tham khảo Shopify định nghĩa điểm đặt hàng lại là mức tồn kho kích hoạt bổ sung, với công thức cơ bản: nhu cầu trong thời gian chờ hàng cộng tồn kho dự phòng. Bán càng nhanh hoặc chờ càng lâu thì lượng cần để đi qua giai đoạn chờ càng lớn. Khi tính, đơn vị thời gian phải thống nhất. Công thức bán lẻ này không chứng minh thời gian giao của nhà cung cấp tủ hay mức dự phòng phù hợp cho từng đại lý.

Tài liệu tham khảo: Shopify — Reorder Point Formula: A Retailer’s Guide.

Ví dụ hoàn toàn giả định: một cấu hình tủ có nhu cầu mới dự kiến 4 tủ mỗi tuần, chưa bao gồm 5 tủ đã cam kết cho khách ở phép tính tiếp theo. Thời gian bổ sung giả định là 3 tuần, mức dự phòng được chọn là 2 tủ. Ngưỡng minh họa bằng 4 × 3 + 2 = 14 tủ. Con số này dùng để xét lúc cần rà soát mua hàng, không phải mức tồn kho khuyến nghị hay lời hứa giao hàng.

So ngưỡng với lượng hàng sau khi tính các cam kết

Tiếp tục ví dụ: kho có 9 tủ dùng được, gồm cả hàng đang giữ cho khách; 8 tủ đã xác nhận sẽ về; 5 tủ đã cam kết giao. Lượng dùng để xét mua thêm là 9 + 8 − 5 = 12 tủ. Chỉ trừ 5 tủ một lần vì chúng vẫn nằm trong số đếm vật lý và chưa nằm trong dự báo nhu cầu mới. Kết quả 12 thấp hơn ngưỡng 14 nên cần rà soát mua thêm, nhưng chưa quyết định mua bao nhiêu.

Mỗi lượng hàng sắp về cần gắn với đơn mua và trạng thái hiện tại. Yêu cầu mua chưa được xác nhận không có độ chắc chắn như lô đã xác nhận gửi. Không dùng cùng lô hàng để hứa cho nhiều khách, cũng không trừ một cam kết ở cả danh sách đơn lẫn phiếu giữ hàng. Trước khi tự động hóa cảnh báo, thống nhất cách ghi hàng giữ chỗ, đơn còn nợ và báo giá chưa chốt. Sơ đồ minh họa luồng xem xét này.

Lượng mua và khả năng giao đủ bộ là hai bước tiếp theo

Giả sử tiếp rằng đơn vị mua được chấp nhận là một lô 6 tủ. Lô đó có thể phù hợp, nhưng không thể suy ra chỉ bằng cách lấy 14 trừ 12. Người mua cần xét quy cách lô, chi phí vận chuyển, chỗ chứa, vốn và cơ cấu bán dự kiến. Hãy đối chiếu lượng hàng sẽ phải giữ với công việc đã xác nhận và đợt hàng sắp về trước khi duyệt lô 6 tủ; mọi số liệu ở đây đều là giả định.

Đồng thời kiểm tra đủ bộ cho từng bếp. Có thêm tủ dưới bán chạy vẫn chưa giải quyết được đơn thiếu tủ treo đồng bộ, tấm bên hoàn thiện hoặc nẹp cần thiết. Chính sách chỉ trữ một số hạng mục có thể hợp lý, miễn lời hứa bán hàng phản ánh đúng phạm vi đó. Khả năng giao một chiếc tủ và khả năng giao trọn đơn phải được kiểm tra riêng.

Đọc lịch sử bán mà không biến ngoại lệ thành định mức

Một đợt giao lớn cho dự án phát triển nhà ở có thể làm doanh số tăng đột biến mà không tạo nhu cầu lặp lại. Nếu đưa nguyên đợt đó vào mức bình quân, đại lý dễ bổ sung quá nhiều sau khi dự án kết thúc. Ngược lại, bán ít có thể do hết hàng kéo dài. Xem thêm đơn bị bỏ lỡ và mẫu thay thế khách đã chấp nhận, nhưng giữ các ghi nhận này tách khỏi giao dịch bán thực tế.

Thay đổi kiểu hoàn thiện hoặc ngừng tùy chọn cũng cần được xem riêng. Cảnh báo tính đúng vẫn có thể dẫn tới mua một phiên bản nhà cung cấp đã thay thế hoặc đại lý định ngừng bán. Trước khi mua thêm, xác nhận cấu hình còn tiếp tục được cung ứng và cách xử lý các chi tiết đồng bộ còn lại. Dự báo phải phản ánh quyết định kinh doanh hiện tại, đồng thời giữ nguyên hồ sơ giao dịch đã xảy ra.

Kết hợp hai cách mua và kiểm tra bằng kết quả thực tế

Trong tình huống giả định, đại lý trữ tủ dưới và tủ treo thường bán với một kiểu hoàn thiện, còn tủ đựng thực phẩm cấu hình đặc biệt được mua theo bản vẽ duyệt. Nhìn thấy nhiều thùng, nhân viên hứa giao cả bếp từ kho, rồi phát hiện thiếu tủ đặc biệt và mặt bên hoàn thiện. Cách xử lý là kiểm đủ đơn, giữ đúng hàng có sẵn và đặt phần còn thiếu theo công trình. Nếu phải giao nhiều đợt hoặc chờ giao chung, cần đối chiếu với lúc khách thực sự sẵn sàng nhận.

Bắt đầu với nhóm tủ có nhu cầu lặp lại rõ ràng. Lưu giả định, ngày rà soát và người phụ trách ngay trong hồ sơ từng mặt hàng. Sau khi nhận hàng thực tế, so thời gian dự kiến với thời gian đã xảy ra, cùng tình trạng hết hàng, đổi mẫu và hàng chậm bán. Điều chỉnh khi có bằng chứng; giữ mua theo công trình trong quy trình duyệt riêng. Bộ phận bán hàng cần mô tả hàng có sẵn chính xác như bộ phận mua hàng xác định hàng cần bổ sung.

Màu mặt tủ để tham khảo