批准的饰面样品，怎样一直用到交货核对

批准样品只有在各方能认出是哪件、说清批准内容时才有用。应给实物稳定标识，记录所代表的产品与饰面，连接到当前订单，并保留到交货比较。一张名为“我们的颜色”的照片，无法独自承担这些决定。

先写清样品的批准用途

色片可能只用于确认颜色，门型、封边和木纹变化仍未确定；整门样品展示更多细节，却也未必代表染色全部范围。明确它用于批准什么，哪些事项还要别的参照。不能因同一样品出现在多张项目照片里，就自动扩大其批准范围。

区分候选、已接受和已被替代的状态。借来讨论的展品不等于授权订单。若卖方有自己的样品号，将它与项目编号一起保留，不要换成别人无法追溯的昵称。

让身份记录跟得上实物

记录供应方、产品系列、色名或代码、适用木种或基材、光泽和门型，并写明收到时的状况及批准日期。还要指向对应房间或零件组。项目里有多种饰面时，各参照对应哪些部件必须明确，不能只留下大家喜欢哪块的聊天。

未确认适用贴标方法时，把标识放在保护包装或独立标签上。用一组照片记录正面、背面和身份信息，保证日后认得出实物。不要为了记录永久，就直接在完成面写字或贴未经确认的胶带。

照片保留过程，实物保留观感参照

Benjamin Moore提醒，屏幕和印刷颜色可能与真实涂料不同。因此柜门照片适合记录样品身份、摆放与批准背景，外观比较仍保留实物。截图不是交给另一个供应方就能精确复现的色标。

参考资料: Benjamin Moore: Screen and print color limitations.

按供应方的保存说明，避免施工灰尘、刮擦、受潮和不必要暴露，同时让验货人找得到。借用样品若必须归还，应在归还前约定另一个可追溯参照，不能让唯一实物消失后，默认手机相册提供了同样证据。

假设改了颜色，现场却留着旧照片

最初批准暖灰，后来接受较冷的灰用于同一组门。安装人员仍持有第一块样品的照片，采购联系人拿着新版色号。状态不清时，到货那天双方可能都以为自己手上才是已批准选择。

把旧参照标成已替代，新样品连接到已经接受的订单版本，让收货负责人拿到相同身份记录。旧决定作为历史保留，但移出当前批准组。关键不是多拍几张，而是让经手订单的人都知道现在到底选了哪件。

在安装改变证据前使用参照

收货时先查产品标签，再在相关且相近的灯光下，将代表部件与批准样品比较。检查样品真正批准过的特点；颜色吻合不能回答未确认的封边，也不能替代不同门型的审核。在包装标签、位置和实物还能相互对应时记录疑问。

按约定复核周期保留样品，并为未来服务问题留下身份。若它后来刮伤或改变，应记录新状态，而不是继续称为完好标准。好的记录应让后来接手的人知道：哪件实物被批准、覆盖哪些部件、当时状况如何，以及对应哪一次购买决定。