Theo dõi tiền đặt cọc khi hóa đơn tủ bếp được sửa hoặc tách

Xác định hóa đơn nào còn hiệu lực trước khi trả thêm

Khi hóa đơn tủ bếp được sửa hoặc tách theo đợt giao hàng, hãy xác định khoản đặt cọc trước đó đã được trừ vào hóa đơn nào trước khi trả thêm. Lập một bản theo dõi nối từng giao dịch thành công với hóa đơn hiện hành và số tiền còn phải trả. Biên nhận cho biết bạn đã thanh toán; việc đối chiếu còn cần xác nhận người bán đã ghi khoản tiền ấy vào đúng hóa đơn đang yêu cầu thanh toán.

Tập hợp đơn hàng đã chấp thuận, hóa đơn gốc và mọi hóa đơn phát sinh, rồi yêu cầu người bán xác nhận quan hệ giữa chúng: thay thế, bổ sung hạng mục hay tính riêng một đợt hàng. Hóa đơn mang số mới không tự động tạo thêm một khoản phải trả. Giữ bản đã bị thay thế để tra cứu, nhưng không cộng nó vào tổng hiện hành. Báo giá cũng không được cộng riêng nếu người bán chưa xác định vai trò của nó trong bộ chứng từ.

Tách hồ sơ giao dịch khỏi việc ghi nhận trên hóa đơn

Mỗi giao dịch cần có mã tham chiếu, ngày, số tiền, bên nhận và trạng thái. Bên cạnh đó, ghi số hóa đơn được nhận khoản thanh toán và số tiền thực tế được phân bổ. Hai nhóm thông tin này giúp phát hiện tiền đã chuyển thành công nhưng chưa được trừ vào hóa đơn hiện hành. Phân biệt giao dịch mới thử thực hiện, đang chờ và đã thành công. Nếu cùng một khoản xuất hiện trong nhiều tệp tải về, đối chiếu mã giao dịch trước khi tính thêm lần nữa.

Tài liệu Stripe mô tả trạng thái của khoản thanh toán và việc hiển thị số tiền còn lại khi hóa đơn được trả một phần. Cách tách thông tin này giúp giải thích vì sao cần kiểm tra cả giao dịch lẫn số dư của hóa đơn cụ thể. Tài liệu không cho biết nhà cung cấp tủ bếp của bạn dùng Stripe. Hãy yêu cầu người bán cung cấp thông tin tương đương về khoản đã nhận, hóa đơn được ghi nhận và số dư sau đó.

Tài liệu tham khảo: Stripe: Partial payments and remaining invoice balance.

Theo khoản cọc qua từng hóa đơn tách riêng

Khi tủ và phào nẹp được tính riêng vì thời điểm giao khác nhau, khoản đặt cọc ban đầu có thể vẫn nằm trên hóa đơn tủ, được chia giữa các hóa đơn hoặc được xử lý theo cách khác do người bán xác nhận. Đừng tự chia tiền theo tỷ lệ giá trị hàng rồi coi đó là số liệu đã thống nhất. Với mỗi phần được phân bổ, giữ nguyên mã giao dịch gốc và ghi rõ hóa đơn nhận tiền. Nhờ vậy, một khoản cọc không biến thành nhiều khoản đã trả.

Giả sử bạn đã đặt cọc cho gói tủ gồm cả phào nẹp, không đổi hạng mục hay giá, nhưng sau đó nhận hai hóa đơn riêng đều ghi yêu cầu đặt cọc và không thể hiện tiền cũ. Nếu người bán xác nhận toàn bộ tiền cọc nằm ở hóa đơn tủ, hãy kiểm tra số dư hóa đơn đó đã giảm tương ứng; hóa đơn phào vẫn cần đối chiếu với lịch thanh toán đã thỏa thuận. Nếu tiền được chia, tổng phần ghi nhận phải khớp khoản cọc gốc. Chỉ khi quan hệ này rõ ràng mới xác định khoản nào đến hạn; chưa thể kết luận tiền bị mất hay bị thu trùng.

Phân biệt thay đổi giá với chuyển khoản tiền đã trả

Thêm tấm ốp hông hoàn thiện cho đầu dãy tủ có thể làm tăng giá đơn hàng. Chuyển khoản cọc từ hóa đơn cũ sang hóa đơn mới chỉ thay đổi nơi ghi nhận tiền. Yêu cầu người bán mô tả riêng hai việc này để phần tăng giá không lẫn với tiền đã thanh toán. Nếu hóa đơn mới lặp lại toàn bộ giá gói tủ, cần xác nhận nó thay thế bản cũ hay trình bày lại giá gói trước khi trừ tiền đã nhận.

Khoản giảm trừ đang đề nghị, đã được chấp thuận và đã ghi vào hóa đơn cũng cần trạng thái riêng. Trao đổi về một món hàng thiếu chưa tự động làm giảm số dư. Tương tự, hoàn tiền là khoản tiền được trả lại, còn ghi giảm công nợ là giảm số tiền chưa thanh toán. Lưu xác nhận và mã chứng từ của cách xử lý thực tế; đừng vừa tính khoản đó là tiền hoàn vừa trừ tiếp vào số dư nếu hồ sơ không thể hiện hai nghiệp vụ riêng.

Đối chiếu toàn bộ đơn hàng tại mỗi mốc thanh toán

Trước mỗi mốc thanh toán đã thỏa thuận, xin bản kê hiện hành gồm các khoản tính tiền, điều chỉnh đã ghi nhận, thanh toán đã phân bổ và số dư. Đối chiếu trên toàn bộ hóa đơn còn hiệu lực của cùng đơn hàng. Việc nhìn từng hóa đơn riêng có thể bỏ sót khoản cọc đang nằm ở bản khác. Khoản điều chỉnh mới được chấp thuận nhưng chưa xuất hiện trên bản kê vẫn cần theo dõi đến khi người bán giải thích hoặc cập nhật.

Nếu có chênh lệch, gửi yêu cầu cụ thể: giao dịch nào, số tiền bao nhiêu, hóa đơn nào chưa ghi nhận hoặc đang ghi trùng. Chẳng hạn, đề nghị người bán chỉ rõ khoản cọc trên biên nhận được phân bổ vào đâu và cung cấp số dư sau điều chỉnh. Giữ mục chênh lệch ở trạng thái chưa giải quyết cho đến khi có lời giải thích phù hợp với chứng từ. Cách này giúp hai bên xử lý đúng khoản tiền thay vì chỉ tranh luận rằng tổng số có vẻ sai.

Gắn yêu cầu trả tiếp với mốc đã thỏa thuận

Sau khi đối chiếu số dư, kiểm tra khoản được yêu cầu trả tiếp thuộc mốc nào trong thỏa thuận. Số dư là toàn bộ phần còn chưa thanh toán; số tiền đến hạn tại một mốc có thể chỉ là một phần của số đó. Giữ xác nhận về mốc cùng yêu cầu thanh toán. Biên nhận không chứng minh tủ đã được sản xuất hoặc giao đi, và hướng dẫn này không đặt ra tỷ lệ cọc bắt buộc hay thời hạn hoàn tiền.

Khi hoàn tất, lưu bản kê cuối cùng cùng đơn hàng, lịch sử thay thế hóa đơn, biên nhận và các điều chỉnh đã xử lý. Hồ sơ cần cho thấy khoản nào đã tất toán và khoản nào còn mở, nếu có. Nếu sau này mua thêm phụ kiện hoặc chi tiết tủ, xác định rõ hóa đơn mới thuộc lần mua bổ sung để không vô tình cộng lại nghĩa vụ đã thanh toán của đơn hàng trước.

Màu mặt tủ để tham khảo