Đánh giá nhà cung cấp tủ bằng kết quả từ đơn hàng thực tế

Bắt đầu từ kết quả có hồ sơ

Muốn đánh giá nhà cung cấp tủ, hãy bắt đầu bằng những gì đã xảy ra trong các đơn hàng có hồ sơ: hàng đến lúc nào, có đủ bộ phận cần thiết không, có đúng lựa chọn đã chốt không và sự cố được giải quyết đến đâu. Bảng đánh giá chỉ hữu ích khi mọi người hiểu các tiêu chí giống nhau. Chủ nhà có thể dùng cách này để rà soát một dự án; người mua chuyên nghiệp có thể so sánh các đơn tương tự trong một khoảng thời gian xác định.

Giữ đơn đặt hàng, bản xác nhận, danh sách bộ phận, chứng từ nhận hàng và trao đổi về thay đổi cùng một hồ sơ. Khi xuất hiện sai lệch, các tài liệu này giúp lần lại thông tin đã được bàn giao cho người mua, người nhận và người lắp đặt. Sơ đồ bên dưới minh họa những điểm cần truy lại. Nó không chấm điểm nhà cung cấp hay chứng minh hiệu quả thực tế; việc có người nhận tài liệu cũng chưa có nghĩa nội dung đã được chấp thuận.

Định nghĩa rõ thế nào là giao đủ và xử lý xong

Chọn tiêu chí theo việc dự án cần hoàn thành. Có thể theo dõi độ tin cậy của lịch giao, mức đầy đủ, độ chính xác của sản phẩm và kết quả xử lý vấn đề. Theo phạm vi thông tin ASQ ở đây, độ tin cậy giao hàng, giao tiếp và chi phí giải quyết vấn đề đều là khía cạnh cần xem ngoài giá mua. Đây là căn cứ chọn tiêu chí, không phải thang điểm, trọng số hay mức chuẩn để áp cho mọi nhà cung cấp.

Tài liệu tham khảo: ASQ: Supplier performance beyond purchase price.

Với mỗi tiêu chí, ghi rõ tài liệu nào chứng minh kết quả. “Giao đủ” cần đối chiếu các bộ phận đã đặt; xe đến công trường chưa đủ để kết luận. “Xác nhận chính xác” cần so bản xác nhận với lựa chọn đã gửi. “Phản hồi hữu ích” phải trả lời vấn đề đang vướng, chẳng hạn xác định đúng bộ phận thay thế và bước xử lý tiếp theo. Email báo đã nhận yêu cầu chỉ chứng minh đã có phản hồi ban đầu. Chốt định nghĩa trước khi nhập kết quả để tránh mỗi người tính một kiểu.

So sánh cùng đơn vị và cùng loại công việc

Quyết định rõ đang tính theo đơn hàng, chuyến giao, dòng hàng hay từng bộ phận. Một đơn có thể được giao nhiều chuyến, nên chuyến giao đúng hẹn vẫn có thể thuộc một đơn chưa đủ hàng. Nếu tính tỷ lệ đơn đầy đủ, mẫu số phải là toàn bộ số đơn được đánh giá theo cùng định nghĩa. Không thể tính mỗi thùng đã đến là một lần thành công rồi tính bộ phận thiếu thành thất bại của cả dự án. Luôn để số lượng hồ sơ bên cạnh tỷ lệ.

Tiếp đó, chia nhóm công việc có thể so sánh. Đơn đặt lại với lựa chọn đã ổn định khác dự án liên tục đổi chi tiết tùy chỉnh. Đơn phụ kiện đơn giản cũng không đại diện cho một đơn tủ gồm nhiều loại bộ phận. Ghi khoảng thời gian đánh giá, loại đơn và mức độ thay đổi trong từng nhóm. Nếu chỉ có ít hồ sơ, hãy xem kết quả như dấu hiệu cần theo dõi; chưa nên dùng nó để dự đoán chắc chắn nhà cung cấp sẽ làm tốt hay kém trong tương lai.

Giữ cả ngày hẹn đầu tiên và ngày đủ hàng để làm việc

Lưu mốc đã thống nhất ban đầu, từng điều chỉnh được chấp thuận và thời điểm thực tế. Tách ngày xuất hàng, ngày đến nơi và ngày có đủ bộ phận dùng được cho phần việc dự kiến. Nếu ghi đè ngày hẹn cũ bằng dự kiến mới nhất, bảng có thể cho thấy mọi việc đúng hẹn dù các lần dời lịch đã ảnh hưởng đội lắp đặt. Việc người mua đồng ý đổi lịch cũng cần được ghi lại, nhưng không nên làm mất lịch sử mà nhóm dự án đã phải thích ứng.

Ví dụ giả định: hai đơn tủ có phạm vi tương đương, lựa chọn đã chốt và lịch giao đã thống nhất. Đơn A đến đúng hẹn nhưng thiếu tấm ốp hoàn thiện cần cho công việc dự kiến; tấm này đến sau. Đơn B đến đủ đúng hẹn, dù xác nhận nhận email chậm hơn. Nếu dự án tới có lịch lắp đặt khó dịch chuyển, kết quả của B phù hợp hơn với ưu tiên có đủ hàng để thi công. Tuy vậy, cần xem thêm đơn tương tự và nguyên nhân thiếu tấm ở A trước khi kết luận lâu dài về hai nhà cung cấp.

Tách sự cố, nguyên nhân và quá trình khắc phục

Trong ví dụ trên, điều đã biết là đơn A thiếu tấm ốp vào thời điểm cần dùng. Chưa thể từ đó khẳng định lỗi nằm ở nhà cung cấp. Đối chiếu đơn đặt, thay đổi đã duyệt, ảnh nhận hàng và trao đổi để xác định phần nào có căn cứ. Thay đổi muộn từ người mua, địa điểm không thể nhận hàng, sự cố vận chuyển và lỗi xử lý của nhà cung cấp cần được ghi riêng. Nếu hồ sơ chưa giải thích được nguyên nhân, giữ trạng thái chưa rõ thay vì tự điền một kết luận.

Theo dõi khắc phục bằng các mốc riêng: lúc báo vấn đề, lúc nhận câu trả lời giải quyết đúng nội dung, lúc xác nhận đúng bộ phận thay thế và lúc có kết quả dùng được. Cách này cho thấy phản hồi nhanh có thực sự giúp công việc tiếp tục hay không. Giữ các vụ việc còn mở trong báo cáo, kèm trạng thái hiện tại; đừng loại chúng chỉ vì chưa tính được thời gian xử lý xong. Nếu bỏ các trường hợp chưa kết thúc, bảng sẽ làm tốc độ giải quyết trông tốt hơn thực tế.

Dùng kết quả để thay đổi một bước mua hàng cụ thể

Trước khi thay đổi lựa chọn mua, cùng người đặt hàng, nhận hàng và lắp đặt kiểm tra các điểm bất thường. Một dòng nhập sai có thể làm lệch nhận định về cả đơn. Nếu dùng điểm tổng hợp, công khai định nghĩa và trọng số, đồng thời giữ các quan sát gốc để đọc lại. Điểm tổng cao vẫn có thể đi cùng việc thường xuyên thiếu bộ phận mà dự án tiếp theo đặc biệt cần. Khi đó, hãy đánh giá mức phù hợp với công việc sắp mua thay vì chỉ chọn điểm cao nhất.

Kết thúc lần rà soát bằng một thay đổi có thể kiểm tra. Với trường hợp thiếu tấm ốp, nếu hồ sơ cho thấy mục này không rõ trong bản xác nhận, hãy làm rõ cách ghi và đối chiếu nó ở đơn tương tự tiếp theo. Nếu nguyên nhân chưa rõ, ưu tiên bổ sung chứng từ bàn giao và tiếp tục quan sát. Sau thay đổi, xem tình trạng giao đủ có cải thiện không. Bảng đánh giá giúp quyết định có căn cứ hơn; bản thân việc lập bảng không bảo đảm hiệu quả sẽ tăng.

Màu mặt tủ để tham khảo